Reembolso a caja menor
Publicado 23/11/2012

En toda empresa es frecuente que se realicen una gran cantidad de desembolsos de cuantías menores, ya sea por pagos de elementos de papelería,  por compras de artículos de aseo y cafetería, transportes para gestiones de mensajería, pagos por servicios de mantenimientos y  reparaciones menores. Si una empresa empieza a manejar todo este tipo de desembolsos mediante pagos con cheque, o efectuando un comprobante de egreso afectando la caja general cada vez que se presente una compra de menor cuantía, se puede volver engorroso el manejo contable por la gran cantidad de comprobantes de egreso que se elaboran, y la gran cantidad de registros contables que afectan los movimientos de caja y bancos, es por ello que es necesario constituir un fondo de caja menor, del cual se efectuarán todo este tipo de pagos.

Dicho fondo, debe ser manejado por una sola persona, y la cantidad de dinero con que se constituya depende de la cantidad de operaciones de menor cuantía que se efectúen en la empresa.

Contablemente el registro de apertura del fondo de caja menor, se hará debitando la cuenta 110510 CAJAS MENORES, y acreditando la cuenta de CAJA GENERAL, o BANCOS según sea el caso.

Se deben establecer una políticas para el pago de gastos a través de caja menor, indicando unos valores máximos para que el pago de efectúe de dicho fondo (por ejemplo, que el pago que no exceda los $80.000) La persona encargada del manejo de este fondo, deberá conservar una factura o soporte por cada uno de los desembolsos que efectúe, de manera que cuando se le realice un arqueo de caja, la sumatoria de todas las facturas o soportes que presente, mas el dinero en efectivo del que disponga, debe ser igual al valor del fondo de caja que inicialmente se ha establecido.

Al finalizar el mes (el 30 o 31 de cada mes), o cuando el fondo de caja haya agotado las provisiones de efectivo para continuar efectuando desembolsos, se deberá solicitar un reembolso a caja menor, por el valor que resulte de sumar todos los comprobantes o facturas que presente el encargado del manejo del fondo; para efectuar el reembolso a caja menor, se elaborará un comprobante de egreso donde se contabilizarán en las cuentas de gastos los diferentes desembolsos que consten en las facturas que se presenten, contra un crédito a la cuenta de caja o bancos según sea el caso.

Al recibir el reembolso de dinero, el encargado nuevamente quedará con el fondo de caja menor completo, para que de esta manera se repita el ciclo.

Es importante anotar, que el comprobante de egreso de reembolso a caja menor debe efectuarse el último día de cada mes, así no se haya agotado la totalidad del dinero del fondo, ya que por un principio de causación, en la contabilidad deben quedar registrados todos los gastos en que incurrió la empresa en dicho mes.

Cuando se efectúa el registro de reembolso a caja menor, nunca se afecta la cuenta de dicho fondo (110510), ya que esta cuenta solo se afecta en el momento de la apertura, aumento, disminución o cancelación del fondo de caja menor.